Toàn tập về AI cho người mới giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày

AI không còn là câu chuyện của tương lai hay những bộ phim viễn tưởng; nó đang thay đổi cách chúng ta làm việc, học tập và tư duy ngay lúc này. Sự khác biệt lớn nhất trong kỷ nguyên số không phải là ai thông minh hơn, mà là ai biết cách phối hợp với trí tuệ nhân tạo hiệu quả hơn. Chúng ta cần phải thay đổi tư duy, hãy biến AI thành trợ lý thay vì đối thủ cạnh tranh. Chúng ta cũng cần phải tìm hiểu và ứng dụng AI vào công việc ngay bây giờ và ngay lúc này.

Chú ý: Mảng trí tuệ nhân tạo (AI) là mảng đang phát triển và thay đổi rất nhanh, do đó các công cụ có thể sẽ thay đổi và cập nhật, do đó hướng dẫn có thể không còn đúng trong tương lai, nhưng tư duy để tạo thì không thay đổi.

Bắt đầu với AI

Khóa học Nhập môn AI của chị Thái Vân Linh

Nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu về AI, đầu tiên bạn lên nghe Khóa học nhập môn AI của chị Thái Vân Linh hoặc bạn xem blog Làm bạn với AI. Quan trọng là chúng ta phải có tư duy tự động hóa trong công việc của mình.

Lựa chọn các công cụ AI

Trong cuộc đua AI hiện nay, thay vì đi tìm cái tên “mạnh nhất”, hãy tìm cái tên “phù hợp nhất” cho từng mắt xích công việc của bạn. Dưới đây là 3 “vị trợ lý” quyền năng mà bạn không thể bỏ qua:

• ChatGPT (OpenAI): Một người đồng sự đa năng, sắc sảo. Từ xử lý logic phức tạp, lập trình cho đến sáng tạo nội dung, ChatGPT luôn là điểm tựa vững chắc cho mọi vấn đề khó nhằn.
• Gemini (Google): “Bách khoa toàn thư” di động với khả năng cập nhật dữ liệu thời gian thực thần tốc. Đây là lựa chọn số 1 nếu bạn muốn tóm tắt video YouTube hay kết nối mượt mà với hệ sinh thái Google (Drive, Email) của mình.
• Claude (Anthropic): Nghệ sĩ ngôn từ với lối hành văn tinh tế, tự nhiên như người thật. Claude đặc biệt xuất sắc khi bạn cần phân tích các tài liệu dài dằng dặc mà vẫn giữ được sự mềm mại, ít “mùi máy”.

Lời khuyên: Đừng giới hạn bản thân. Hãy xoay tua cả ba để biến chúng thành bộ sậu quyền lực nhất giúp bạn bứt phá năng suất!

Rèn luyện cách viết prompt hiệu quả

Nếu AI là một thư viện tri thức khổng lồ, thì Prompt chính là chiếc chìa khóa vạn năng. Viết Prompt giỏi không chỉ là đặt câu hỏi, mà là cách bạn dẫn dắt ‘người cộng sự’ AI đi thẳng đến đáp án mà bạn mong đợi.

Một prompt hiệu quả cần đảm bảo 2 yếu tố chính:

• Đầu vào: Sẽ bao gồm
  • Nhiệm vụ cần thực hiện: Thường bắt đầu bằng các động từ như Viết/Phân loại/Tóm tắt/Dịch/Sắp xếp…
  • Dữ liệu cần xử lý: Nên tổng hợp trong 1 tệp PDF, Word hay hình ảnh đính kèm. Điều này làm cho Prompt của chúng ta sẽ gọn gàng và cấu trúc hơn. Nhưng nếu input của bạn chỉ có 1 đoạn ngắn dữ liệu thì bạn cứ copy vào cho nhanh.
  • Bối cảnh:
    • Tình huống xảy ra
    • Vai trò của người thực hiện nhiệm vụ đó
    • Hoặc mô tả chi tiết hơn về tệp dữ liệu đính kèm
• Đầu ra:
  • Tiêu chuẩn đầu ra
    • Phong cách trả lời: Phong cách, giọng điệu trả lời
    • Định dạng: Yêu cầu AI trả lời theo phong cách mà bạn dễ đọc nhất như:
      • Dạng danh sách có đánh số
      • Dạng bảng
      • Dạng mã lập trình
    • Giới hạn:
      • Số lượng từ của câu trả lời: Ví dụ 500 từ
      • Nguồn thông tin:
        Ví dụ chỉ trả lời bằng cách sử dụng các nguồn đáng tin cậy và trích dẫn các nguồn đó.
        Chọn ít nhất 1 trích dẫn có liên quan từ file đính kèm để chứng minh quan điểm đưa ra
      • Độ tuổi hay trình độ của người đọc:
        Ví dụ bạn yêu cầu AI giải thích chủ đề này cho một doanh nhân, một em bé 5 tuổi hoặc 1 người chưa biết gì về công nghệ
      • Giới hạn hiểu biết của AI:
        Hãy trả lời những câu hỏi sau nếu bạn biết câu trả lời. Nếu không hãy nói là bạn không biết.
  • Ví dụ mẫu: Bạn cung cấp mẫu trước đây để AI biết và định dạng đầu ra theo mỗi yêu cầu.
    Có 3 cơ chế của AI liên quan tới vấn đề này: Zero-shot Learning, One-shot Learning và Few-shot Learning

Một Prompt có thể không cần đầy đủ cả 5 yếu tố trên, thường mọi người sẽ ít khi đưa Bối cảnh vào. Nhưng bạn đưa ra càng chi tiết thì AI sẽ trả về kết quả càng sát với mong muốn của bạn. Dưới đây là một Prompt ví dụ:

Bạn là chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo phát triển kỹ năng cho doanh nghiệp.

Hãy viết dàn ý cho bài thuyết trình PowerPoint với chủ đề  "3 kỹ năng quan trọng nhất trong thời đại AI".

Mục tiêu là thuyết phục các doanh nghiệp có dưới 200 nhân viên phân bổ ngân sách cho việc đào tạo kỹ năng làm việc với AI cho nhân viên của mình.

Cấu trúc bài thuyết trình bằng cách sử dụng nguyên lý Kim tự tháp và phương pháp SCQA. SCQA là viết tắt của Situation (Tình huống), Complication (Mâu thuẫn), Question (Câu hỏi), và Answer (Câu trả lời)

Bài thuyết trình bao gồm 5 slides, kèm 1 slide tiêu đề. Mỗi slide cần có: Tiêu đề hướng đến hành động hoặc có số liệu, thông tin cụ thể từ một báo cáo uy tín. Mỗi slide bao gồm 3 ý hỗ trợ tiêu đề chính dưới dạng gạch đầu dòng.

Tư duy “Đặt câu hỏi”

Để giải quyết công việc hiệu quả, bạn cần có một tư duy viết prompt:

• Hãy cá nhân câu hỏi thông qua việc bổ sung bối cảnh: Xem ví dụ 01 và 02
• Tư duy đặt câu hỏi ngược: Thêm câu hỏi ngược vào cuối prompt đầu tiên
  “Bạn cần thông tin gì từ tôi để đưa ra câu trả lời tốt hơn? Hãy hỏi 3 câu hỏi.“
• Tư duy phản biện:
  “Đóng vai trò là một nhà phê bình nghiêm khắc, hãy đánh giá ý tưởng này, hay câu trả lời này, và thuyết phục tôi tại sao nó tốt hoặc không tốt.“

Ví dụ 01:

Tôi đang làm việc cho một công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực công nghệ giáo dục và chúng tôi sắp ra mắt một ứng dụng học tiếng Anh cho trẻ em từ 5 đến 8 tuổi. Làm thế nào để cải thiện chiến lược tiếp thị nhằm thu hút phụ huynh và giáo viên?

Ví dụ 02:

Hãy tóm tắt nội dung đính kèm và chỉ ra 5 nội dung hữu ích nhất cho tôi - với vai trò là Trưởng phòng Marketing của một công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực thời trang may đo cho người trên 50 tuổi.

Sử dụng chính AI để hoàn thiện Prompt

Bạn cứ phát thảo trước một bản prompt sao cho đủ ý và đủ thông tin, sau đó chúng ta sẽ nhờ chính AI viết lại cho chuyên nghiệp hơn. Xem ví dụ như ảnh dưới:

Ứng dụng công cụ AI trong các công việc cụ thể

Thiết kế nhanh đẹp với AI sử dụng Whimsical, DALL-E và Napkin AI

Nếu bạn là người sáng tạo nội dung, nhân viên marketting hay là nhân viên văn phòng muốn cải thiện cách trình bày nội dung cho chuyên nghiệp và ấn tượng hơn thì chủ đề này phù hợp cho bạn. Chúng ta sẽ sử dụng 3 công cụ AI (Whimsical, DALL-E và Napkin AI) để thiết kế hình ảnh nhanh chóng và đẹp mắt. Chi tiết xem: Thiết Kế Nhanh Đẹp Với AI Chỉ Trong 1 Click

Tự động tạo mindmap và flowchart với Whimsical

Đầu tiên chúng ta cần cài đặt Whimsical: Đây là một thành phần của ChatGPT chuyên về vẽ sơ đồ và biểu đồ.

• Trên giao diện ChatGPT cũ, ở cột bên trái chọn “Explore GPTs“, rồi tìm kiếm Whimsical.
• Trên giao diện mới, ở cột bên trái chọn “Apps“, sau đó chọn “GPTs” ở phía trên bên trái, rồi tìm kiếm Whimsical.

Whimsical không chỉ tạo sơ đồ tư duy, sơ đồ quy trình, nó còn có khả năng vẽ nhiều loại sơ đồ khác nhau như biểu đồ trình tự, biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường, thậm chí biểu đồ nhiệt.

Thường Whimsical khó có thể cho ra biểu đồ như mong muốn ngay prompt đầu tiên, vì thế bạn có thể chỉnh sửa biểu đồ thông qua các prompt tiếp theo.

• Bạn có thể yêu cầu Whimsical tóm tắt nội dung hay bản kế hoạch, và viết sơ đồ tư duy
• Yêu cầu chi tiết hơn ở nhánh nào đó
• Loại bỏ các từ trùng lặp mà không ảnh hưởng đến nội dung

Tạo hình minh họa blog với DALL-E và ChatGPT

DALL-E là một mô hình ngôn ngữ tạo hình ảnh từ văn bản được phát triển bởi OpenAI và cũng được tích hợp trong ChatGPT. Bạn cài đặt DALL-E tương tự như bạn làm với Whimsical. Hiện DALL-E đã có sẵn trên công cụ ChatGPT-4 và bạn cần trả phí để sử dụng công cụ này mà không bị giới hạn.

• ChatGPT miễn phí chỉ nhập được 2 prompt cho 1 ngày
• ChatGPT trả phí bạn có thể tạo 50 ảnh trong 1 ngày

Khi làm việc với DALL-E chúng ta cần quan tâm như dưới. Bạn hỏi trực tiếp DALL-E để biết chi tiết.

• Tỉ lệ khung hình: Tùy thuộc vào mục đích mà bạn chọn dạng hình ảnh cho phù hợp như khi đăng lên Instagram chúng ta cần ảnh vuông, khi cần ảnh bìa cho Facebook chúng ta cần tấm ảnh ngang. Hiện tại DALL-E có thể tạo ba dạng hình ảnh: Vuông (Tỉ lệ 1:1), Dọc 9:16, Ngang 16:9
• Phong cách hình ảnh:
  • Ảnh chân thực (realistic)
  • Minh họa (illustration)
  • Anime / manga
  • Hoạt hình (cartoon)
  • Tranh sơn dầu, màu nước, sketch
  • Pixel art, 3D render, concept art
  • Infographic, sơ đồ đơn giản
• Theo mục đích sử dụng:
  • Poster, banner quảng cáo
  • Ảnh bìa (Facebook, YouTube…)
  • Hình sản phẩm (mockup)
  • Nhân vật, concept thiết kế
  • Meme, sticker
  • Background, wallpaper
• Tùy chọn thêm
  • Nền trong suốt (PNG)
  • Có / không có chữ
  • Màu sắc chủ đạo
  • Ánh sáng, góc chụp, cảm xúc

Bây giờ chúng ta sử dụng DALL-E để thiết kế hình ảnh minh họa cho bài viết trên blog. Nếu bạn copy trực tiếp nội dung đưa vào DALL-E để tạo hình ảnh thì cũng không vấn đề gì hình ảnh trả về khá rối và khá nhiều chi tiết và chưa thể hiện rõ nội dung cần minh họa. Cách làm chuẩn hơn là làm theo Quy trình 3 bước như sau:

• B1: Tìm từ khóa
  Chúng ta yêu cầu ChatGPT tìm ra 5 từ khóa từ nội dung bạn muốn có hình ảnh minh họa => Sau đó bạn chọn 1 đến 2 từ khóa mà bạn thấy phù hợp.
• B2: Tham khảo ý tưởng
  Tìm kiếm từ khóa trên Google để xem hình ảnh, lưu lại các hình ảnh thú vị
• B3: Phân tích ví dụ mẫu và bắt đầu vẽ
  • Đưa hình ảnh vào ChatGPT và yêu cầu ChatGPT: “Mô tả câu lệnh prompt để vẽ hình này. Đầu ra: Tiếng việt“.
  • Dựa trên Prompt mà ChatGPT đưa ra, chúng ta chỉnh sửa cho phù hợp với mong muốn của mình. Prompt cho DALL-E phải tầm 300 đến 400 kí tự thì mới đủ thông tin để DALL-E có thể vẽ.
  • Hoặc bạn có thể yêu cầu DALL-E đề xuất ý tưởng bằng prompt:
    “Hãy đề xuất 10 ý tưởng khác biệt mà tôi có thể thêm vào prompt trên để vẽ 1 tấm hình với bối cảnh sáng tạo độc đáo.“
  • Hãy thử thay đổi sang cách phong cách khác nhau xem

Tôi thử từ hình ảnh về bitcoin+vàng+dầu vào trên mạng, sau đó sửa lại để thêm đồng đô la yếu thế ở dưới thùng dầu ta được hình sảnh sau:

Chỉnh sửa hình ảnh dễ dàng bằng DALL-E và ChatGPT: Nếu bạn muốn chỉnh sửa hình ảnh DALL-E đưa ra cho phù hợp hơn với ý muốn của bạn, bạn hoàn toàn có thể làm việc dễ dàng. Hãy click vào hình ảnh muốn chỉnh sửa, bạn chọn cọ vẽ rồi tô vào vùng đối tượng bạn muốn thay đổi, sau đó nhập prompt để thay đổi nó theo ý bạn muốn. Nhưng DALL-E chỉnh sửa các yếu tố rời rạc thì tốt hơn, còn chình sửa yếu tố như tính đối xứng hay bố cục còn nhiều hạn chế. Nhưng có vẻ tính năng này chỉ dùng cho bản có phí. Bạn có thể dùng tính năng này để thêm chữ vào hình ảnh.

Thiết kế infographic đẹp, nhanh với Napkin AI

Napkin là một nền tảng sáng tạo dựa trên trí tuệ nhân tạo được xây dựng để chuyển đổi văn bản thành các hình ảnh minh họa trực quan. Bạn nhớ đăng ký tài khoản để sử dụng.

Sử dụng khá đơn giản, bạn chỉ cần copy/paste đoạn văn bản mà bạn muốn chuyển sang dạng infographic, Napkin sẽ tự động tạo cho bạn. Có rất nhiều mẫu cho bạn lựa chọn, và bạn cũng có thể tinh chỉnh thêm cho phù hợp hơn.

Kỹ năng làm video với AI

Phần này sẽ nói về các kỹ năng cơ bản để làm việc với Video. Chi tiết bạn xem video: Trọn Bộ Kỹ Năng Tạo Video Với AI.

Tạo video kể chuyện với ChatGPT, Sora, CapCut

Chất lượng video không chỉ phụ thuộc vào công cụ mà quan trọng hơn là Tư duy và cách thức bạn sử dụng chúng. Để có video chất lượng hơn, chúng ta nên sử dụng Quy trình tạo video bằng AI gồm các bước như sau:

• B1: Sử dụng ChatGPT để biến Ý tưởng thành Kịch bản
  • 4 yếu tố quan trọng: Có 4 yếu tố quan trọng để có được một video chất lượng mà bạn cần xác định được trước khi làm việc với ChatGPT.
    • Xác định chủ đề chính: Ví dụ thay vì một chủ đề rộng như giao tiếp thì thu hẹp lại là giao tiếp phi ngôn ngữ trong phỏng vấn việc làm. Từ ý tưởng mà chủ đề chính, bạn có thể nhờ ChatGPT gợi ý cho bạn các yếu tố còn lại.
    • Chân dung người xem: Video này dành cho ai, họ đang gặp vấn đề gì và họ muốn đạt được điều gì. Ở bước này hãy tưởng tượng bạn đang nói chuyện với một người cụ thể để hiểu được điều gì sẽ thu hút họ.
    • Cảm xúc mục tiệu: Là yếu tố cực kỳ quan trọng nhưng nhiều bạn thường bỏ qua. Hãy thử hỏi bạn muốn người xem cảm thấy gì khi xem video. Được truyền cảm hứng, giải trí hay được tin tưởng và mong muốn mua hàng. Cảm xúc bạn hướng đến sẽ quyết định tông giọng và phong cách của toàn bộ video.
    • Thông điệp chính: Điều bạn muốn người xem nhớ và hành động sau khi xem video. Thông điệp chính giống như hạt giống bạn gieo vào tâm trí người xem. Vì vậy nó cần ngắn gọn độc đáo và có giá trị thực tiễn cao.
  • Tạo kịch bản cho video: Sau khi đã xác định 4 yếu tố quan trọng thì bạn có thể nhờ ChatGPT viết nội dung cho video sử dụng promt như dưới. Nhớ kiểm tra và chỉnh sửa lại cho phù hợp, bạn có thể thêm kinh nghiệm cá nhân, chỉnh sửa cách diễn đạt để có phong cách riêng của mình:
    Phát triển nội dung cho video ngắn 1 phút về chủ đề “giao tiếp phi ngôn ngữ trong phỏng vấn việc làm” với chân dung người xem, cảm xúc mục tiêu và thông điệp chính như trên. Viết dưới dạng văn nói như đang giải thích cho người khác. Video gồm:
    1/ Một đoạn giới thiệu ngắn thu hút sự chú ý
    2/ Khoảng 3 – 5 điểm chính
    3/ Một đoạn kết ngắn gọn và mạnh mẽ
• B2: Dùng ChatGPT viết mô tả chi tiết cho từng cảnh
  Vì ứng dụng Sora mà chúng ta tạo video chỉ có thể tạo video dưới 10s cho phiên bản tích hợp của ChatGPT Plus. Không nên yêu cầu ChatGPT tạo prompt quá chi tiết cho từng video, như thế sẽ giới hạn khả năng sáng tạo của Sora và làm video không được tự nhiên. Dưới đây là mẫu prompt:
  Hãy chia nhỏ video trên thành các video ngắn tối đa 10s và tạo prompt tổng quan cho từng video ngắn. Mỗi prompt khoảng 2 câu.
• B3: Sử dụng Sora để tạo video minh họa cho từng cảnh
  Sora là một thành phần của ChatGPT, việc cài đặt Sora tương tự như cài đặt Whimsical. Nhập prompt mà ChatGPT tạo ở bước 2 và dán vào Sora để tạo. Bạn có thể sửa video mà Sora vừa tạo.
• B4: Dùng CapCut để ghép và hoàn thiện video
  Dùng CapCut để ghép video nhận được ở B3 và sau đó hoàn thiện thêm âm thanh phụ đề nếu có. CapCut là một ứng dụng miễn phí, chạy mượt trên điện thoại và có nhiều template mẫu giúp tạo video nhanh chóng. Bạn thêm giọng đọc, sau đó thêm nhạc để âm thanh mượt mà và êm ái hơn, cuối cùng thêm phụ đề nhờ tính năng “Auto captions” miễn phí của CapCut.
• B5: Kiểm tra lại Video
  Trước khi xuất video, hãy nhớ xem lại video từ đầu đến cuối ít nhất 2 lần, kiểm tra lại theo checklist sau:
  • Âm thanh và hình ảnh có đồng bộ không
  • Chuyển cảnh có mượt mà không
  • Thông điệp tổng thể có rõ ràng dễ hiểu không

Làm phim hoạt hình bằng AI chỉ trong 5 bước

Với AI, việc làm phim hoạt hình trở lên đơn giản chỉ với 5 bước như sau:

• (1) Viết kịch bản: Sử dụng ChatGPT với prompt như sau:
  Viết kịch bản video 2 phút về truyền thuyết Thánh Gióng. Bao gồm: mô tả nhân vật, lời thoại cho từng cảnh, và câu prompt mô tả hình ảnh chi tiết cho mỗi scene. Phần prompt mô tả chi tiết bằng tiếng anh. Format: Scene 1, Scene 2…
• (2) Tạo hình ảnh: Vào Flux Playground để tạo ảnh. Để giữ nhân vật nhất quán, ta sử dụng tính năng Edit của ảnh sinh trước đó để tạo các ảnh tiếp theo.
• (3) Hoạt hình hóa: Vào KlingAI, sử dụng tài khoản gmail để đăng nhập, Kling sẽ cho bạn dùng thử với 160 Credit mỗi tháng. Bạn vào tính năng “Image to Video” và chọn mô hình Kling 1.6 để tối ưu Credit.
• (4) Tạo giọng nói: Bạn vào trang aistudio.google.com, sau đó chọn “Native speech generation” để tạo giọng nói. Bạn nhớ thêm tông giọng mong muốn trong phần “Style instructions” như “Giọng đọc nhanh và hào hùng“.
• (5) Cắt ghép và hoàn thiện: Sử dụng CapCut để ghép tất cả các tệp lại

Dựng MV ca nhạc từ lời, nhạc đến hình ảnh

Quy trình tạo MV Ca Nhạc:

• (1) Viết lời bài hát
  Chúng ta sẽ sử dụng ChatGPT để sáng tác lời bài hát. Prompt như sau:
  Bạn là một nhạc sĩ chuyên nghiệp. Hãy hướng dẫn tôi từng bước để viết lời bài hát hoàn chỉnh. Quy trình gồm 5 bước:
  1. Xác định định hướng: Hãy hỏi tôi về chủ đề, thể loại, cảm xúc, đối tượng nghe, nghệ sĩ tham khảo. Sau đó tóm tắt lại định hướng.
  2. Đề xuất cấu trúc bài hát phù hợp (Verse, Chorus, Bridge…) và hỏi tôi có muốn chỉnh sửa không.
  3. Lên ý tưởng nội dung cho từng phần (Verse 1, Choros…), gợi ý hình ảnh/từ khóa, hỏi tôi muốn thêm gì.
  4. Viết lời bài hát hoàn chỉnh theo cấu trúc và ý tưởng đã duyệt. Đánh dấu rõ ràng từng đoạn.
  5. Chỉnh sửa lại lời bài hát cho mượt, gợi ý tiêu đề và (nếu tôi yêu cầu) đề xuất nhịp / giai điệu.
  Khi tôi gõ “Bắt đầu”, bạn hãy bắt đầu từ Bước 1.
• (2) Tạo nhạc
  Vào Suno AI Music, sử dụng Gmail để đăng nhập, tài khoản mới có 50 credit để dùng thử. Trên trang tạo nhạc, chúng ta nhấn vào nút Lyrics rồi nhập lời từ bước 1. Nhập tên bài hát, Styles (rock, anime opening) rồi nhấn Create để tạo.
• (3) Tạo video và chỉnh sửa
  Vào CapCut để ghép bài nhạc trên vào Video, chỉnh sửa và Export thành video.

Tôi dựa vào hướng dẫn này để viết bài hát ca ngợi “Trần Hưng Đạo và thắng lợi cuộc chiến chống quân Nguyên“, bạn nghe thử:

• Facebook: https://www.facebook.com/share/v/17GF5qq6oK/
• YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=rAgyGwZsX2c

Google Apps Script: Tự động hóa công việc hàng ngày

Chi tiết bạn xem video: Google Apps Script: Giảm Giờ Làm Vẫn x10 Hiệu Suất

Tự động tạo slide thuyết trình

Để có slide thuyết trình tốt bạn cần có:

• Nội dung: Thú vị và Cấu trúc tốt
• Thiết kế: Rõ ràng và đẹp mắt

Mục tiêu của bài thuyết trình là “Nói với khán giả điều mình muốn nói theo cách mà khá giả thấy DỄ HIỂU và HỨNG THÚ nhất“. Đây là điều không dễ, vì theo cuốn sách “Luật trí não” (Brain rules) của tiến sỹ John J. Medina thì bạn chỉ có vài giây để thu hút sự chú ý của khán giả và chỉ có 10 phút để giữ sự chú ý đó. Do đó bài thuyết trình phải có cấu trúc rõ ràng và sử dụng các ví dụ dễ hiểu để thu hút người nghe.

Hai công cụ mà các công ty tư vấn hàng đầu như McKinsey Global Institute và BCG (Boston Consulting Group) hay sử dụng đó là:

• Nguyên lý Kim tự tháp:
  • Bạn sẽ bắt đầu với ý tưởng chính, sau đó đưa ra các chi tiết và dữ liệu để đưa ra thông tin hỗ trợ cho ý tưởng chính đó. Mỗi thông tin trong kim tự tháp đều bổ sung thông tin cho cấp độ trên nó.
  • Cách trình bày này hiệu quả vì giúp khán giả biết CHÍNH XÁC thông điệp mà bạn muốn trình bày và cả lớp lý lẽ mà bạn đưa ra để củng cố cho thông điệp ban đầu.
  • Nhưng liệu bạn có chắc điều bạn muốn nói là điều khán giả muốn nghe không? Do đó ở phần đầu bài thuyết trình bạn cần phải kéo khán giả vào nghe điều bạn chia sẻ => Bạn cần phải tạo ra một câu chuyện hấp dẫn xung quanh thông điệp của mình => Phương pháp SCQA sẽ giúp bạn làm được điều này.
• Phương pháp SCQA: SCQA là viết tắt của Situation (Tình huống) – Complication (Mâu thuẫn) – Question (Câu hỏi) – Answer (Câu trả lời).
  • B1: Đầu tiên đưa khán giả vào một bối cảnh quen thuộc để mở đầu cho phần trình bày (Situation).
  • B2: Bạn sẽ thu hút sự quan tâm của khán giả bằng cách đưa ra một thách thức cần giải quyết (Complication). Phần này thường bắt đầu bằng từ Nhưng / Tuy nhiên
  • B3: Sau đó bạn tiếp tục đưa ra câu hỏi hướng dẫn suy nghĩ người nghe về những gì cuộc thảo luận sắp tới sẽ giải quyết (Question).
  • B4: Và phần còn lại của bài thuyết trình sẽ là câu trả lời (Answer) cho câu hỏi vừa nêu được trình bày theo Phương pháp Kim tự tháp.

Bây giờ chúng ta cần ra lệnh cho ChatGPT tạo nội dung theo yêu cầu của bạn. Sẽ không có câu lệnh hay công thức nào hoàn toàn đúng với yêu cầu của tất cả chúng ta. Dưới đây là mẫu câu lệnh để bạn tham khảo:

# In English
1. You are an expert in [field]
2. Create an outline for a PowerPoint presentation on the topic of [topics]
3. The objective is to [goal]
4. Organize the presentation into the following sections: [structure / model]
5. The presentation will consist of [number] slides.
6. Each slide should feature [details]

# Tiếng việt
1. Bạn là chuyên gia trong lĩnh vực [field]
2. Lập dàn ý cho bài thuyết trình PowerPoint về chủ đề [topics]
3. Mục tiêu là [goal]
4. Tổ chức bài thuyết trình thành các phần sau: [structure / model]
5. Bài thuyết trình sẽ gồm [number] slide.
6. Mỗi slide nên có [details]

Ví dụ cần làm bài thuyết trình về vấn đề “The 3 Most Important Skills in the AI Age” (3 kỹ năng quan trọng nhất trong kỷ nguyên AI):

# In English
You are an expert in the field of training and skill development for businesses.
Create an outline for a PowerPoint presentation on the topic of 'The 3 Most Important Skills in the AI Age'.
The objective is to persuade businesses with fewer than 200 employees to allocate a budget for Al skills training for their staff.
Organize the presentation into the following sections: the Pyramid Principle and the SCQA method, where SCQA stands for Situation, Complication, Question, and Answer.
The presentation will consist of five content slides and one title slide.
Each slide should feature an action-oriented title or specific data and information from a reputable report. List three supporting points. Each slide includes 3 details supporting the slide title in bullet point format.

# Tiếng việt
Bạn là chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo và phát triển kỹ năng cho doanh nghiệp.
Hãy tạo dàn ý cho bài thuyết trình PowerPoint về chủ đề  "3 Kỹ năng Quan trọng nhất trong Kỷ nguyên Trí tuệ Nhân tạo".
Mục tiêu là thuyết phục các doanh nghiệp có dưới 200 nhân viên phân bổ ngân sách cho việc đào tạo kỹ năng AI cho nhân viên của họ.
Tổ chức bài thuyết trình thành các phần sau: Nguyên tắc Kim tự tháp và phương pháp SCQA, trong đó SCQA viết tắt của Tình huống (Situation), Vấn đề (Complication), Câu hỏi (Question) và Câu trả lời (Answer).
Bài thuyết trình sẽ bao gồm 5 slide nội dung và một slide tiêu đề.
Mỗi slide nên có một tiêu đề hướng đến hành động hoặc dữ liệu và thông tin cụ thể từ một báo cáo đáng tin cậy. Liệt kê ba luận điểm hỗ trợ. Mỗi slide bao gồm 3 chi tiết hỗ trợ tiêu đề slide dưới dạng gạch đầu dòng.

Bây giờ chúng ta cần thiết kế Slide cho nội dung mà ChatGPT sinh ra ở trên. Công việc này gồm 2 bước: Tự động chuyên văn bản thành Slide và Thiết kế tự động. Ta làm với cả Google Slides và PowerPoint.

• Google Slides:
  • Tự động chuyên văn bản thành Slide: Chúng ta cần có đoạn code (Google Apps Script) để phân phối nội dụng thành slides.
    • Google Apps Script là một ngôn ngữ lập trình đơn giản được Google phát triển để người dùng có thể tạo ra các ứng dụng và kịch bản tùy chỉnh cho các sản phẩm và dịch vụ của Google như: Google Sheet, Google Docs, Google Slides, Gmail…
    • Để tạo code chúng ta dễ dàng làm được với ChatGPT, chi tiết câu Prompt xem phần dưới. ChatGPT có cả chỉ dẫn sử dụng code, theo hướng dẫn bạn làm là xong. Lần đầu tiên bạn kích nút Run để chạy code, ứng dụng sẽ yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu của bạn, bạn cần phải cấp quyền truy cập ứng dụng => Nếu lỗi khi tạo Slides, copy thông báo lỗi sang để ChatGPT sinh mã mới để sửa lỗi.
  • Thiết kế tự động: Cái này phải chọn Theme và chỉnh sửa thủ công.
• PowerPoint: Quá trình này gồm ba phần
  • Định dạng nội dung theo mẫu: Bạn cần copy nội dung vào Words, nhớ đọc kiểm tra và chỉnh sửa lại nội dung => Sau đó bạn cần định dạng văn bản theo thẻ Heading như H1 (Tiêu đề Slides), H2 (Ý chính trong slides), H3 (Ý phụ bổ sung cho H2) => Xóa bỏ từ thừa không liên quan tới nội dung => Lưu lại dưới định dạng Rich Text Format (.rtf)
  • Chuyển văn bản thành slide: Mở PowerPoint => Tạo slide mới và chọn mục Outline…
  • Thiết kế tự động: Trên PowerPoint có tính năng “Design Ideas“. Format Slide Master để áp dụng cho toàn bộ slides.

Câu lệnh Prompt để ChatGPT sinh code Google Apps Script:

# In English
Now, your task is to write a Google Apps Script that allows me to click a custom menu button from within a Google Slides presentation to generate these slides automatically.

Populate the slides using the slide title and supporting bullet points above.

There's no need to include placeholders. Make sure that all the text strings are defined as variables at the beginning of the code in a json like format.

Remove all the comments. Confirm all functions you use in the code are real functions applicable to Google Slides.

# Tiếng việt
Nhiệm vụ của bạn là viết một đoạn mã Google Apps Script cho phép tôi nhấp vào một nút menu tùy chỉnh trong bài thuyết trình Google Slides để tự động tạo các slide này.

Hãy điền nội dung vào các slide bằng cách sử dụng tiêu đề slide và các gạch đầu dòng hỗ trợ ở trên.

Không cần phải thêm các phần giữ chỗ. Hãy đảm bảo rằng tất cả các chuỗi văn bản được định nghĩa là biến ở đầu mã theo định dạng giống JSON.

Xóa tất cả các chú thích. Xác nhận tất cả các hàm bạn sử dụng trong mã đều là các hàm thực sự có thể áp dụng cho Google Slides.

Tự động thiết kế slide thuyết trình

Sử dụng Slide Master để đồng bộ thiết kế. Slide Master là một trang mẫu chứa thông tin chung về bố cục, kiểu dáng màu sắc, phông chữ, hiệu ứng và các thành phần khác của một bản trình chiếu. Khi bạn thay đổi một yếu tố trên Slide Master, thì đồng thời yếu tố đó của được thay đổi trên tất cả các slide khác. Để vào chức năng này chúng ta sẽ vào View, kích vào Slide Master, chọn slide đầu tiên. Bây giờ ta sẽ thay đổi một số phần trong Slide Master:

• Phông chữ: Vào phần Fonts để chọn, nên chọn Fonts không có chân cho dễ đọc.
• Màu chủ đề:
  • Chọn trong Colours, có khá nhiều bảng phối màu mà bạn có thể chọn bao gồm 2 màu nền sáng, 2 màu cho nền tối, 6 màu nhấn và 2 màu cho đường dẫn liên kết.
  • Nhưng làm sao để biết màu nào phù hợp, chúng ta cần phải xem xét 2 yếu tố:
    • Nhóm màu phải phù hợp với mục tiêu của mình
    • Các màu trong nhóm phải phù hợp với nhau.
  • Có một trang web đã làm cả hai điều này giúp bạn đó là https://colorhunt.co, dựa vào số lượt thích.
  • Nếu bạn có một màu chủ đạo, thì bạn có thể vào trang web https://mycolor.space để nó đề xuất bảng màu phù hợp với màu chủ đạo của bạn.

Tính năng PowerPoint Designer: Thích hợp với nội dung có cấu trúc. Bạn kích vào Slide rồi kích nút Design Ideas, nó sẽ gợi ý cho bạn các mẫu thiết kế phù hợp với nội dung và nó vẫn còn sử dụng cùng một bộ màu và cùng phông chữ được cài đặt trong Slide Master, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ Slides. Thường hay sử dụng cho dữ liệu dạng:

• Dữ liệu theo dòng thời gian
• Dữ liệu theo danh sách
• Dữ liệu hình ảnh: PowerPoint Designer thực hiện sắp xếp hình ảnh vượt xa trí tưởng tượng mọi người.
• Với nội dung phức tạp thì PowerPoint Designer sẽ không gợi ý được, bạn cần phải sửa lại cho phù hợp.

Tự động đổi màu số trong Google Sheets

Một bảng tính Excel mà các số được đánh màu thường dễ đọc, dễ kiểm tra hơn rất nhiều so với bảng tính mà các số không bôi màu. Việc có quy tắc chung về màu và con số sẽ giúp:

• Người làm (Maker) và người kiểm tra (Checker) làm việc nhanh hơn nhiều
• Người Quản lý sử dụng bảng tính dễ dàng hơn, dễ dàng đánh giá với các đầu vào khác nhau

Thường chúng ta nên sử dụng “Quy tắc 4 màu” như ảnh trên để tiện cho công việc. Sử dụng Google App Script để làm việc này một cách tự động. Code như dưới:

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("Number Color")
    .addItem("Thực hiện", "highlightCells")
    .addToUi();
}

function highlightCells() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var range = sheet.getDataRange();
  var formulas = range.getFormulas();
  var values = range.getValues();
  for (var i = 0; i < values.length; i++) {
    for (var j = 0; j < values.length; j++) {
      var cell = sheet.getRange(i + 1, j + 1);
      var value = values[i][j];
      var formula = formulas[i][j];
      if (formula) {
        if (formula.includes("!")) {
          cell.setFontColor("magenta");
        } else if (/^=\s*[A-Za-z]+\d+\s*$/.test(formula)) {
          cell.setFontColor("#34a853");
        } else {
          cell.setFontColor("black");
        }
      } else {
        cell.setFontColor("CornflowerBlue");
      }
    }
  }
}

Trên Microsoft Excel thì sử dụng ngôn ngữ VBA. Đầu tiên bạn cần bật menu Developer lên bằng cách vào Preferences => Ribbon & Toolbar => Main Tabs và kích vào Developer. Tùy theo từng phiên bản và từng hệ điều hành thao tác sẽ khác chút. Bây giờ ta vào Developer -> Visual Basic -> Insert Module. Dán mã vào VBA vào:

// Do không dùng Windows nên mình không tạo mã được

Thực hành viết prompt tự động đổi màu số

Khi viết prompt tạo các đoạn mã, bạn cần nhớ 3 quy tắc:

• Quy tắc 1: Think big, start small – Nghĩ lớn, bắt đầu nhỏ
  • Hình dung được mục tiêu và bắt đầu từ những bước nhỏ nhất để tạo ra các bản MVP.
  • MVP (Minimum Viable Product) – Sản phẩm khả dụng tối thiểu, là phiên bản đầu tiên của sản phẩm mà bạn ra mắt thị trường, với các tính năng tối thiểu và với ít nỗ lực nhất. Mục tiêu là công ty nhanh chóng tiếp cận được với những khách hàng đầu tiên và nhanh chóng nhận được phản hồi từ khách hàng.
• Quy tắc 2: Don’t reinvent the wheel – Đừng cố phát minh lại cái bánh xe
  • Không nên tốn thời gian và công sức để làm lại những điều đã tồn tại và hoạt động tốt => Sử dụng Google hoặc YouTube
  • Thay vào đó bạn nên làm sao để cái đã có hoạt động tốt hơn hoặc phù hợp hơn với tình huống của mình
• Quy tắc 3: There is no best, there is always, there is always a better
  Không có prompt tốt nhất, sẽ luôn có prompt tốt hơn. Trên thực tế sẽ luôn có vấn đề mới phát sinh mỗi ngày đồi hỏi bạn phải thay đổi, một đoạn mã đã từng chạy đúng không có nghia là nó luôn đúng trong mọi trường hợp.

Ví dụ prompt tự động đổi màu số trong Google Sheet:

Hãy viết Google Apps Script cho phép tôi nhấp vào nút menu tùy chỉnh trong Google Sheets để tự động đổi màu chữ số trong 1 sheet theo quy tắc sau: Blue cho Input, Black for Formula, Green cho Link within sheet, và Pink cho Link to another sheet.

Nhưng code sinh ra vẫn chưa đủ chuẩn cho Quy tắc 4 màu. Phiên bản 2 chi tiết và đầy đủ hơn:

Hãy viết Google Apps Script cho phép tôi nhấp vào nút menu tùy chỉnh "Number color" trong Google Sheets để tự động đổi màu chữ số trong 1 sheet theo quy tắc sau:
#4986e8 cho số được nhập vào;
#000000 cho số được tạo ra bởi công thức;
#6aa84f cho số có cấu trúc "= ô bất kỳ", ví dụ =A1 hoặc =$A$1;
và #ff00ff cho số lấy dữ liệu từ một ô có sẵn trong sheet khác với sheet hiện tại, ví dụ ='Sheet 2'!A1 hoặc ='Sheet 2'!$A$1;
Những ô còn lại không đổi màu.

Ngoài ra, nếu bạn muốn viết mã VBA cho Microsoft Excel thì bạn đổi lại Prompt như sau:

Hãy viết code cho Visual Basic For Applications cho phép tôi nhấp vào nút menu tùy chỉnh "Number color" trong Microsoft Excel để tự động đổi màu chữ số trong 1 sheet theo quy tắc sau:
#4986e8 cho số được nhập vào;
#000000 cho số được tạo ra bởi công thức;
#6aa84f cho số có cấu trúc "= ô bất kỳ" , ví dụ =A1 hoặc =$A$1;
và #ff00ff cho số lấy dữ liệu từ một ô có sẵn trong sheet khác với sheet hiện tại, ví dụ ='Sheet 2'!A1 hoặc ='Sheet 2'!$A$1;
Những ô còn lại không đổi màu.

Nhưng vẫn lỗi và cần phải sửa lại Prompt như sau:

Hãy viết code cho Visual Basic For Applications cho phép tôi nhấp vào nút menu tùy chỉnh "Number color" trong Microsoft Excel để tự động đổi màu chữ số trong 1 sheet theo quy tắc sau:
#4986e8 cho số được nhập vào;
#000000 cho số được tạo ra bởi công thức;
#6aa84f cho số có cấu trúc "= ô bất kỳ" và không có phép tính hay công thức khác trong đó, ví dụ =A1 hoặc =$A$1;
và #ff00ff cho số lấy dữ liệu từ một ô có sẵn trong sheet khác với sheet hiện tại, và không có phép tính hay công thức khác trong đó, ví dụ ='Sheet 2'!A1 hoặc ='Sheet 2'!$A$1;
Những ô còn lại không đổi màu.

Tự động làm sạch dữ liệu

Quy trình làm việc với bảng dữ liệu:

• Khám phá và làm sạch dữ liệu: Đấy là khâu rất quan trọng nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các khâu phái sau.
  Chúng ta cần hiểu quy tắc 1x10x100: Chi phí khắc phục chất lượng dữ liệu kém sẽ tăng theo cấp số nhân nếu vấn đề không được xử lý kịp thời.
• Phân tích dữ liệu
• Trực quan hóa
• Ra quyết định
• Triển khai và theo dõi

Ví dụ một bảng dữ liệu chưa chuẩn như dưới:

Đầu tiên chúng ta cần xem xét để hiểu dữ liệu, xem xét các loại dữ liệu, bạn cần để ý những điểm bất thường như ô dữ liệu bị bỏ trống, giá trị kỳ lạ hoặc dữ liệu bị trùng lặp => Nắm rõ vấn đề của dữ liệu từ đó xử lý hiệu quả hơn ở bước tiếp theo.

Bây giờ chúng ta sang bước làm sạch dữ liệu và chuẩn bị dữ liệu:

• Nếu dữ liệu bị thiếu ở một số ô thì bạn cần quyết định cách xử lý như điền giá trị thay thế, xóa hàng/cột đó, hoặc dùng thuật toán để dự đoán giá trị thiếu.
• Nếu dữ liệu bị sai định dạng thì chuyển sang định dạng phù hợp
• Có thể bổ sung thêm hàng/cột mới để làm rõ số liệu
• Chuẩn hóa dữ liệu để đảm bảo cho mô hình phân tích nếu có. Thế nào là một bảng dữ liệu được định dạng chuẩn, thông thường có một số quy tắc cơ bản sau:
  • Căn lề đồng nhất
  • Viết đúng chính tả
  • Không nên chứa kí tự lạ ngoài định dạng
  • Chúng ta có thể nhờ ChatGPT kiểm tra các lỗi định dạng luôn

Đây thường là thao tác lặp đi lặp lại nên ta sẽ làm việc với Google App Script để làm được việc này.

Đầu tiên ta viết Prompt để ChatGPT loại bỏ dữ liệu trùng lặp:

Hãy viết một Google Apps Script cho phép tôi nhấp vào nút menu tùy chỉnh từ bên trong trang tính Google Sheet để:
1/ Xác định các hàng có chứa giá trị trùng lặp tất cả các trường thông tin trong bảng và highlight bằng mã màu #fff2cc
2/ Xóa bỏ các hàng có chứa giá trị trung lặp tất cả các trường thông tin trong bảng vừa tìm được

Bây giờ chúng ta cần điền dữ liệu trống trong cột “Hạng thẻ“. Chúng ta sử dụng cách dự đoán dựa trên “Nhóm khách hàng“, prompt như sau:

Hãy viết một Google Apps Script cho phép tôi nhấp vào nút menu tùy chỉnh từ bên trong trang tính Google Sheet để điền các ô "Hạng thẻ" dựa trên "Nhóm khách hàng" theo quy tắc sau:
(1) Nhóm khách hàng Mới, hạng "Sliver"
(2) Nhóm khách hàng Thông thường, hạng "Gold"
(3) Nhóm khách hàng Thân thiết, hạng "VIP"

Tiếp theo nhờ ChatGPT viết code để chuẩn hóa dữ liệu:

Hãy viết một Google Apps Script cho phép tôi nhấp vào nút menu tùy chỉnh từ bên trong trang tính Google Sheet để tìm và điều chỉnh các ý sau:
1. Căn lề trái cho tất cả các ô chứa text
2. Viết hoa ký tự đầu tiên của mỗi từ trong cột "Tên khách hàng" và "Địa chỉ"
3. Thêm số 0 vào trước các số điện thoại và loại bỏ các dấu chấm trong số điện thoại
4. Chú ý đọc kỹ, thực hiện đúng và đủ 3 yêu cầu trên

Nếu dữ liệu vẫn chưa đảm bảo, hãy chụp màn hình lỗi để yêu cầu ChatGPT sửa lại code hoặc viết thêm code.

Chi tiết xem: Tự Động Hóa Việc Làm Sạch Dữ Liệu Với AI

Tự động gửi email và lên lịch họp

Ba nhiệm vụ chính gồm: Gửi email mời họp, Đặt lịch Google Calendar, Gửi email tóm tắt. Đầu tiên chúng ta sẽ tạo tệp Google Sheet chứa thông tin chung áp dụng cho cả ba quy trình trên. Trong đó:

• Cột “Địa chỉ Email“: Danh sách tất cả email của những người tham gia họp, mỗi email trên 1 dòng.
• Cột Thời gian thì nhớ theo đúng định dạng
• Cột “Địa điểm“: Ngoài nhập địa điểm có thể thêm cả link Google Maps
• Cột “Nội dung Email“: Format như nào thì nội dung email sẽ như thế.

Chi tiết xem tại: Tự Động Hóa Việc Gửi Email Và Lên Lịch Họp Với AI

Tham khảo:

• Bộ video về AI của chị Thái Vân Linh:
  • Khóa Học Nhập Môn AI
  • AI Series: Làm bạn với AI
  • Trọn Bộ Kỹ Năng Tạo Video Với AI => Hướng dẫn cơ bản tạo video, tạo phim hoạt hình đơn giản và sáng tác bài hát